Jobba hemifrån med mobil växel

Något som är en förutsättning för de flesta idag för att man ska kunna arbeta hemma är att man är nåbar på sitt kontorsnummer. Många har även behov att kunna hjälpa till att svara på växelsamtal och med vår hjälp så skulle alla medarbetare på vissa företag kunna jobba hemifrån i morgon. Med softphone i datorn och ett usb-headset från t ex Jabra så arbetar ni lika enkelt hemifrån med telefonin som om ni satt på kontoret. Vill man jobba helt mobilt går detta också bra då man med vår mobil app får linjestatus och tillgänglighet på kollegorna så att du kan koppla samtal med mobilen utan att skicka den du kopplar till en röstbrevlåda.

Ett bra headset gör skillnad

Med ett headset från Jabra eller Plantronics blir ljudkvalitén lika bra som på kontoret, bekvämt för dig som jobbar hemma, men framförallt viktigt att kunder som ringer in upplever god service utan skramlande och hackande ljud. Med bullerdämpande mikrofoner så kan du till och med låta barnen jobba hemma istället för att vara på dagis.

Fördel IP-telefoni som mobil växel

Jämfört med en traditionell telefonväxel eller en helt mobil växel telefonilösning är att med Easy Telefoni så blir du inte beroende av bra täckning som du skulle vara med en helt mobil telefonväxel. För om några på företaget kanske har dålig täckning hemma så blir det helt klart svårt att jobba hemma i morgon. Samma sak gäller självklart om ni har en gammal traditionell växel på kontoret eller om ni t ex har Telia Centrex på företaget med fasta bordstelefoner, dessa växellösningar går ju dessvärre inte att arbeta med hemma.

Så om ni inte redan bytt till en modern och smart växellösning från Easy Telefoni så är det hög tid att prata med oss om detta.

När växel som tjänst, eller telefonväxel i molnet var nytt på marknaden så var en av de vanligaste frågorna från kunderna hur säkert detta är. En självklar fråga för många ”early adopters” på en ny produkt där man ger kontrollen över sin telefonväxel till en extern part. Nu när molntjänster har blivit vanligare inom fler tjänster för företagskunderna med email, CRM-system och andra tjänster som driftas i molnet så har frågorna om säkerhet blivit mindre vanliga, tyvärr.

Telefoni måste fungera

För oss som leverantör har frågan om säkerhet självklart aldrig svalnat, för oss så är det en fråga med hög prioritet som vi ständigt måste förhålla oss till. Vi vet att om mailen ligger nere en timme så går det definitivt inte att jämföra med att telefonväxeln ligger nere, för våra kunder är telefoni det absolut enda som inte år ligga nere.

Telefonisystem med redundans

Med ip-centrex från Easy Telefoni, eller Växel som tjänst som vi brukar kalla det så får många företag något dom aldrig tidigare kunnat ha, nämligen en redundant telefonväxel. Vår växeltjänst är redundant på flera olika punkter, dels är självklart all hårdvara som står i serverhallen redundant så att det finns alltid en backup om något går sönder. Sen i och med att själva växeln står i en serverhall så kan man känna sig trygg att det finns backup på el, internetlinor och att det är hög säkerhet så att inga obehöriga kan komma in rent fysiskt på platsen.

Mobiltelefonen som backup

Med ip-telefoni så blir ni självklart också mer beroende av er internetförbindelse till företaget, för ligger internet nere hos er så blir det självklart svårt att prata i Softphone eller i en bordstelefon. Men i vår ip-växel så kan alla användare även lägga till en mobiltelefon. Dels kan man då via en app i mobilen ändra status i växeln och dessutom så kopplas era samtal till mobiltelefonerna om ni inte kan svara i datorn eller er fasta telefon. Detta är ju självklart både bra ur tillgänglighetssynpunkt på två sätt, dels så blir ni inte beroende av ett fungerande internet utan ni får också ett mer mobilt arbetssätt.

Jag har många gånger upplevt när jag ringt till olika företag att man kommit till en person som verkligen har noll koll, det har säkert hänt även dig många gånger. Man får ingen information och dom kan inte svara på några frågor, den man söker är alltid ”upptagen i möte” även om det inte skulle vara sant.
När detta händer blir man bara irriterad och vill lägga på, nästa gång man ringer hoppas man att den personen inte svarar igen. Oftast när detta händer så är det faktiskt inte en anställd på företaget du ringt till som svarat, utan samtalet har istället kopplats vidare till en så kallad svarsservice som hjälper företaget att svara när dom inte själva har tid.

Gör inte dig själv en björntjänst

Tanken är förstås jättegod, men resultatet är inte alltid så bra. Det finns många företag som jobbar med att hjälpa företag att svara i telefon, vilket självklart alltid är bättre än att man kommer till en röstbrevlåda. Bäst är förstås alltid om man får tag i rätt person på en gång, men nu är ju inte det möjligt och det kan vi nog alla vara överens om. Men om du behöver hjälp att svara i telefon så är det viktigt att vi säkerställer några grundläggande krav, för den som ringer in vill ju ändå känna att dom får god service även om samtalet kopplats till en svarsservice. Om du kommer till en duktig svarsservice så märker du inte ens att dom inte jobbar på företaget.

Att tänka på vid val av leverantör

Ett antal viktiga saker att tänka på vid val av leverantör av svarsservice. För man vill ju gärna att dom säger mer än ”Välkommen till Företaget AB. Tyvärr, den du söker är upptagen. Vill du att jag ska skicka ett meddelande?”. Med utgångspunkt från att ni redan har en sån här tjänst idag, tänk igenom dessa punkter.

• Kan dom svara på allmänna frågor om ert företag?
• Vet dom vad ni jobbar med?
• Kan dom enkelt och i realtid se om ni pratar i telefon eller sitter i möte?
• Vet dom när ditt möte slutar, eller vem du har möte med?
• Kan dom besvara olika frågor från era kunder, som t ex svar som kanske finns redan på er hemsida?
• Vet dom vem på ert företag som är ansvarig för olika områden, som t ex fakturafrågor, supportärenden, inköp?
• Vet dom vilka som jobbar på företaget?
• Kan dom exempelvis svara på om en person är på semester?

Om svaren på alla dessa frågor är JA, då kan jag säga att ni har en bättre svarsservice än de flesta andra. En svarsservice som vi valt att kalla ”Integrerad telefonist”.

En svarsservice borde fungera så här efter beställning

Om ni redan har en svarsservice idag så gissar jag att ni fått lämna ut en del information om ert företag till den partnern, men oftast är det ganska grundläggande information så att dom vet vem hos er som är ansvarig och var fakturan ska skickas.
Jag tycker att det borde göras ett mer grundligt arbete innan en så pass viktig partner får sätta igång och jobba. Därför så kommer ni som kund till oss få ta ett möte med vår partner där ni grundligt kommer få gå igenom hur ni vill att det ska fungera, vad ni jobbar med och hur era behov ser ut. Det första som sker är insamling av information efter att ert behov har säkerställts, nu är det väldigt grundlig information för den integrerade telefonisten vill gärna kunna svara på det mesta mellan himmel och jord när en kund ringer in. Den som svarar jobbar ju för er och den som ringer in ska verkligen få känslan av att man kommer till företagets egna telefonist. Dessutom om ni är kunder till oss för er telefonväxel så kommer telefonisten som svarar få information från Easy Växeln som t ex om du sitter i möte, om du är tillgänglig eller om du sitter i telefon. Beroende på hur ni vill att det sen ska fungera så kan dom antingen koppla samtalet eller så kan dom ta ett meddelande som du får via sms, mail eller både och.
Möjligheterna är många med vår integrerade telefonist och det är självklart inget krav att du måste vara kund till oss i vår telefonväxel för att kunna använda Easy Integrerad Telefonist. Alla tycker vi har rätt till en bättre svarsservice.

Men att hyra en telefonist, är inte det dyrt?

Självklart är det en kostnad kopplat till att man låter någon annan svara på samtalen, men frågan är ju hur mycket ett samtal kan vara värt för er? Och vad skulle alternativet vara, att anställa en egen telefonist? För att räkna hem kostnaden för en egen telefonist måste ni vara ett ganska stort företag med ca 2500 till 3000 inkommande samtal per månad som den personen ska besvara. Med vår tjänst Integrerad Telefonist får ni istället betala en låg kostnad varje månad som vi hjälper till att svara på. Även om det handlar om ett par hundra samtal i månaden så är kostnaden för detta bara en bråkdel av vad det skulle kosta att anställa en egen telefonist.

Vi har speciella behov och lite högre krav

Inga problem, vi kan lösa det mesta. Kanske vill ni att vi ska kunna lägga ordrar åt er i ert system? Eller att vi hjälper er med supporten under vissa perioder, i såna fall kan vi till exempel hjälpa er med att ta emot felanmälningar. Vi utför alla möjliga tjänster för alla möjliga företag idag så låt oss ta ett möte så ser vi vad vi kan göra för att hjälpa er att tjäna mer!

För om inte ni svarar på era samtal, så kan ni vara säkra på att era konkurrenter gör det!

Med några enkla inställningar i er Microsoft Exchange så kan vi integrera den med telefonväxeln för automatisk inläsning av kollegornas kalenderinformation. Aktiviteter i kollegornas kalendrar kan då visas direkt i Softphone i form av små kalenderikoner bredvid personens aktivitet. Detta medför snabb och enkel information för t ex telefonisterna som kan låta bli att koppla samtal även om en person glömt ändra sin aktivitet till Möte.

Kalenderinformation för telefonist

Tack vare olikfärgade ikoner för kalendern i era Softphones så ser man snabbt och enkelt om en kollega är upptagen i möte eller om en kollega har ett kommande möte den närmsta timmen. Tack vare denna information kan t ex en telefonist snabbt se att det inte passar att koppla ett samtal om en kollega inte hunnit ändra sin status i växeln eller om en kollega precis är på väg in i ett möte. För jag tror dom flesta känner som jag när man får ett samtal precis när man är på väg in på ett möte, man blir stressad och vill antingen snabbt avsluta samtalet eller skjuta på mötet. Man slipper ju dessutom ringa och störa kollegor under pågående möten utan kan istället göra dom en tjänst genom att ändrar deras status i växeln.

Utökad information för telefonisten och kollegor

Genom att klicka på en ikon så får man fram mer information om pågående och kommande händelser i vald persons kalender. Man får dock endast fram denna information på personer som redan har en pågående händelse eller som har en händelse inom 60 min. Tanken med detta är att telefonisten ska kunna ge information till den som ringt in vilken tid på dagen det kan passa att återkomma. Det är självklart också bra information för andra kollegor som direkt kan se om det passar att ringa och ta ett långt samtal eller om personen är på väg in på ett möte om 5 minuter.

Enkelt att komma igång

Installationen är enkel och går ganska snabbt. För att få igång tjänsten så kan ni kontakta supporten via support at easytelefoni punkt se alternativt ringa 0774- 400 600.

Kom igång med telefonkonferensen

1. Logga in på ”Min sida” i växeln genom att i Softphone klicka på ”Min sida…” under ”Verktyg” eller om du inte har Softphone kan du logga in med dina användaruppgifter via http://www.easytelefoni.se/logga-in/
2. Väl inloggad på ”Min sida” klickar du vidare på ”Konferenser” och sedan på knappen ”Lägg till möte”
3. Fyll i namn på mötet och välj datum och tid. Sedan bjuder du in deltagarna för mötet, interna deltagare läggs till med endast namn medans externa deltagare behöver läggas till med namn och e-post, om du även skriver in mobilnummer för externa deltagare så kan dom få sms-påminnelse innan mötet startar.
4. När du är klar trycker du på ”Skicka inbjudan via e-post”